Czym w praktyce jest spam

Ogólny zwrot grzecznościowy, kawałek beznamiętnego tekstu i informacja prasowa oraz zdjęcie jako załączniki – czy tak powinien wyglądać newsletter? Cóż, mi z tym kojarzy się spam.

E-mail jest z nami już od niemal 45 lat, a pierwszy spam został wysłany niecałe 40 lat temu. Na przestrzeni tego czasu naprawdę nauczyliśmy się korzystać z poczty elektronicznej i odróżniać wartościową korespondencję od niechcianej.

Zastanówmy się w ogóle, co dziś nazywamy spamem. Czy są to tylko niechciane maile o podejrzanej treści lub natarczywe reklamy? Czy są to strzępy tekstu przetłumaczonego translatorem z tytułem sugerującym odpowiedź na rzekomo wcześniej wysłany przez nas mail? Myślę, że warto rozszerzyć to pojęcie i rozumieć jako wszelkie nieatrakcyjne, bezosobowe treści zajmujące cenny czas oraz przestrzeń na koncie pocztowym.

W komunikacji biznesowej wszyscy odbieramy codziennie jeśli nie setki, to dziesiątki maili. Filtry antyspamowe nie przepuszczają wielu z nich i ze względu na coraz bardziej masowy charakter elektronicznej korespondencji są często zaostrzane. Jak przebić się przez to sito i zachęcić do przeczytania treści?

Pierwszy krok to porzucenie fizycznych załączników – uczynienie naszego newslettera lekkim równa się połowie sukcesu. To nie tylko oszczędza miejsce w skrzynce odbiorcy, ale także umożliwia wygodniejsze przeglądanie wiadomości na urządzeniu mobilnym. Idealnym rozwiązaniem jest pokazanie jedynie wizytówek załączników, które fizycznie znajdują się na stronie newsroomu i po kliknięciu generują do niego ruch. Brzmi jak pieczenie dwóch pieczeni na jednym ogniu? O to właśnie chodzi!

Krok drugi to uczynienie mailingu komunikacją jeden na jeden. „Szanowni Państwo”? A kim są Ci „Państwo”? Skoro mail skierowany jest do wszystkich, to tak, jakby był skierowany do nikogo. Taki zwrot może być tolerowany w przypadku wysyłki na ogólne adresy, ale na pewno nie do konkretnych osób. Spersonalizowane powitanie sprawia zupełnie inne wrażenie i skłania do zainteresowania treścią. Gdy sam widzę taki mail w skrzynce, czuję, że jest on skierowany właśnie do mnie. I chociaż z tyłu głowy wiem, że w dalszej części podobny tekst otrzymały setki, a może i tysiące innych osób, to ten konkretny mail jest po prostu mój. Zawsze zresztą można iść o krok dalej i znacznie bardziej modyfikować treść powitania i samego maila w przypadku tych osób, z którymi ma się lepsze i bliższe relacje. Przecież zwrot „Siema Janek, co u Ciebie?” nie będzie przesadą, jeśli znamy adresata osobiście od kilku lat i regularnie czyta on nasze maile.

Krok trzeci to sam wygląd newslettera. Brak nagłówka, brak stopki, trochę czarnego tekstu – to nie zabawa w chowanego, przecież mail powinien dać się zauważyć. Z drugiej strony nie znaczy to, że ma być przepełniony kolorami i napisany fantazyjnymi czcionkami. Powinien być podrasowany, ale delikatnie, z umiarem i klasą.

Krok czwarty to automatyzacja wysyłki. Jednym z najmniej ciekawych obowiązków PR-owca, a zabierającym niekiedy bardzo dużo czasu, jest żmudna praca polegająca na wysyłce wielu maili. Ułatwieniem są mechanizmy automatyzacji wysyłki po publikacji informacji prasowej lub raportu bądź po spełnieniu jakiegoś innego określonego wcześniej warunku. Dodatkowa korzyść jest taka, że dziennikarz nie będzie musiał długo czekać na pożądane informacje – nikt przecież nie lubi spóźnialskich.

Wszystkie te porady należy zamknąć jeszcze jedną – powinno się odejść od korzystania z tradycyjnej bazy zapisanej w pliku na dysku i wysyłki z prostego klienta pocztowego. Na szczęście narzędzi do zbiorowej, spersonalizowanej i automatycznej wysyłki generujących statystyki dotarcia nie trzeba daleko szukać. My też mamy swoje, będące elementem naszych hybrydowych newsroomów.