Jak nie trafić z informacją prasową do zakładki Oferty, czyli co powinien robić PR-owiec, jeżeli dziennikarz korzysta ze skrzynki Gmail?

Często zaglądasz do zakładki Oferty w swojej skrzynce Gmail? Nie musisz odpowiadać – wiadomo, że nie. Dla niektórych zakładka ta jest takim drugim miejscem na przychodzący spam. Miejscem, które na co dzień trzeba omijać szerokim łukiem, a od czasu do czasu – oczyścić ze śmieci (czytaj: ze wszystkiego, co się tam znajduje). Tak samo postępuje także dużo dziennikarzy i innych osób, którym wysyłasz swoje wiadomości – jeśli Gmail (lub komercyjny G Suite) nie przydzieli ich do zakładki Główne, szanse na to, że zostaną przeczytane i wykorzystane, będą bliskie zeru. Jak zatem tego uniknąć? W tym artykule postaramy się udzielić kilku przydatnych rad. Przypominamy również, że w naszym poprzednim tekście możesz przeczytać o tym, co zrobić, aby wysłany przez Ciebie e-mail nie został uznany za spam.

Komunikaty prasowe wysyłane przez PR-owców są ważne. Tymczasem uznanie e-maila przez sztuczną inteligencję Google’a za wiadomość promocyjną ogranicza prawdopodobieństwo, że zostanie ona zobaczona. Działa to na szkodę osoby zajmującej się komunikacją. Dlatego warto wiedzieć, jakich zasad należy się trzymać, aby wiadomości trafiały do zakładki z najważniejszą pocztą.

Wydaje się, że to proste. „Wystarczy”, że – na tyle, na ile to możliwe – upodobnisz swoje firmowe e-maile do tych, które wysyłasz np. znajomym… To przecież tego typu korespondencja w prywatnych skrzynkach znajduje się na ogół w zakładce Główne. Przejdźmy do konkretów:

1. Nie stosuj promocyjnego słownictwa
Jeżeli będziesz używać wyrazów typu „promocja”, „zniżka” czy „darmowy”, jak również wersalików i wielu wykrzykników, nie dasz swojemu e-mailowi wielkich szans – Twoje intencje będą dla narzędzi Gmaila oczywiste. Jest nawet ryzyko, że przekierują one wiadomość prosto do Spamu. No tak, ale czasami właśnie o to chodzi, żeby zaprezentować jakąś promocję czy opowiedzieć o nowej, atrakcyjnej cenowo usłudze. Zgadza się, tyle że nie trzeba przecież tego robić w treści e-maila: opisz wszystko – jakimkolwiek językiem chcesz – na swojej stronie www, a w treści wiadomości umieść tylko odsyłający do tej strony link poprzedzony informacją o tym, czego odbiorca może się po kliknięciu w niego spodziewać.

2. Zadbaj o bezpośredni przekaz i personalizuj
Pisz w taki sposób, w jaki pisałbyś (-łabyś) do osoby, z którą utrzymujesz już kontakt, a nie do jakiegoś tam dziennikarza, jednego z wielu, którym wysyłasz wiadomości. Zacznij rzecz jasna od „Dzień dobry, Panie/Pani [tu imię dziennikarza/dziennikarki]” lub nawet „Cześć, [tu imię dziennikarza/dziennikarki]”, jeśli jesteście w bardziej zażyłych relacjach. Zakończ np. zwykłym „Pozdrawiam” czy „Pozdrawiam serdecznie”. A po drodze stosuj bezpośrednie zwroty, które równie dobrze mogłyby się pojawić w e-mailu do kolegi albo koleżanki, typu „Mam nadzieję, [że moja ostatnia informacja się podobała]” czy „[W razie pytań] czekam na kontakt”.

3. Ogranicz liczbę grafik
Czy w treści e-maili niefirmowych wysyłasz obrazki lub zdjęcia? Jasne, czasem może się to zdarzyć, ale raczej rzadko. Jeśli już chcesz przesłać komuś pocztą elektroniczną np. zdjęcie, to dodajesz je jako załącznik. W takim razie najlepiej nie wstawiaj też grafik w treści wiadomości wysyłanej do dziennikarza. A jeżeli już bardzo Ci na nich zależy, to ogranicz ich liczbę do minimum. I pamiętaj, że logo to również grafika.

4. Nie przesadzaj z HTML-em
E-mail zawierający elementy stworzone za pomocą HTML-a zwraca uwagę – to jasne. Problem w tym, że nie tylko odbiorców, ale także algorytmów Gmaila. Nie chodzi oczywiście o to, żeby w związku z tym rezygnować z możliwości, które oferuje HTML, zupełnie. Trzeba jednak mieć na uwadze to, żeby nie przedobrzyć. Zasadniczo im prostszy e-mail, tym lepiej.

5. Nie dawaj wielu linków
W e-mailach prezentujących ofertę czy promocję jest zwykle dość dużo linków. Miejsce takich e-maili jest w zakładce Oferty. Nic więc dziwnego, że również Twoja – nawet nieszczególnie promocyjna – wiadomość przesycona linkami może tam trafić. Sytuacja jest analogiczna do tej ze zdjęciami i tej z HTML-em: co za dużo, to niezdrowo. Tak naprawdę powinien wystarczyć Ci jeden link – przenoszący na stronę www organizacji, gdzie dziennikarz znajdzie wszystkie potrzebne informacje. Link ten może mieć np. postać przycisku call to action.

Nie tylko upodobnianie e-maili firmowych do prywatnych pod względem treści może jednak sprawić, że Twoje wiadomości będą trafiać do zakładki Główne. Ważne jest też dobre zaplanowanie wysyłki. Pomocne są ponadto wypracowane relacje PR-owca z dziennikarzami. Poniżej kilka wskazówek dodatkowych:

6. Nie kombinuj z adresem e-mailowym nadawcy
Jeśli tylko możesz, wysyłaj wiadomości ze swojego adresu imiennego, ewentualnie adresu rzecznika prasowego lub biura prasowego. Oczywiście najlepszy będzie adres imienny, ale w większych organizacjach nie zawsze wysyłanie z niego informacji prasowych będzie możliwe. W takim przypadku wystarczy, aby był to jeden stały adres ogólny, np. rzecznik@nazwa-firmy.pl lub biuro-prasowe@nazwa-firmy.pl, z którego będzie prowadzona komunikacja. Jeżeli chodzi o używanie innego adresu do odpowiedzi na e-maile niż faktyczny adres, z którego się wysyła wiadomości, nieraz jest to w komunikacji firmowej bardzo przydatne, a nawet konieczne, dlatego nie musisz z tej możliwości bezwzględnie rezygnować. Na pewno jednak nie warto wysyłać e-maili z adresu no-reply. W przypadku komunikacji z mediami odpowiedź jest przecież oczekiwana.

7. Nie wysyłaj wszystkiego wszystkim
Algorytmy Gmaila bazują także na współczynniku otwarć (pamiętaj o atrakcyjnym, ale nie promocyjnym, tytule!) i współczynniku klikalności. Jeśli któryś z Twoich e-maili zostanie otwarty, a po kliknięciu w umieszczony w nim link odbiorca przejdzie na stronę internetową organizacji, zwiększy to szanse, że kolejna wiadomość od Ciebie trafi do zakładki Główne. Jeżeli zaś e-mail zostanie zignorowany, wzrośnie prawdopodobieństwo, że kolejna wiadomość zostanie potraktowana jako promocyjna. Dlatego też nie wysyłaj dziennikarzowi informacji, które i tak go na pewno nie zainteresują. Dla osoby piszącej o kulturze komunikat dotyczący przemysłu ciężkiego przypuszczalnie nie będzie zbyt ciekawy. Z kolei dziennikarz sportowy z Gorzowa Wielkopolskiego raczej nie zwróci uwagi na wysłany do niego tekst o cenach nieruchomości w Białymstoku, no chyba że planuje akurat przeprowadzkę…

8. Dobrze wybierz czas wysłania wiadomości
Jej otwarcie to kolejna wskazówka dla algorytmu, że z Twojego adresu przychodzą wartościowe dla odbiorcy treści. Zwiększa to zatem szanse, że Twoje kolejne e-maile będą trafiać do zakładki Główne. Dobrze więc, aby wiadomości docierały do dziennikarzy wtedy, gdy jest największe prawdopodobieństwo, że je oni otworzą. Kiedy dziennikarze najczęściej czytają pocztę elektroniczną? Na to pytanie oczywiście nie ma prostej odpowiedzi. Wiadomo, że różni dziennikarze mają różne obowiązki, jeden dzień może różnić się od drugiego diametralnie, poza tym każdy ma swój indywidualny styl pracy. Pewne pory wydają się jednak odpowiedniejsze niż inne. Przykładowo godziny poranne raczej będą lepsze od późnowieczornych, a środek tygodnia – od niedzieli.

9. Poproś o dodanie Twojego adresu do kontaktów
Również dzięki temu szanse na to, że Twoje e-maile będą trafiać do zakładki Główne, wzrosną. Jeżeli masz wypracowane relacje z dziennikarzami – a tym bardziej jeśli prowadzenie korespondencji e-mailowej nie jest jedyną formą kontaktu z nimi – to przekonanie ich, aby dodali Twój adres do kontaktów, nie będzie takie trudne. Prośbę taką możesz skierować np. w innym e-mailu, w trakcie rozmowy telefonicznej czy za pośrednictwem mediów społecznościowych.

10. Jeżeli dowiesz się, że Twoja wiadomość ominęła zakładkę Główne, poproś o przeciągnięcie jej do niej
Przeniesienie wiadomości do tej zakładki pokaże algorytmowi Gmaila, że e-maile od Ciebie są ważne. Co za tym idzie – Twoje kolejne wiadomości będą trafiać właśnie do tego miejsca.

Źródła:
https://www.websiteplanet.com/blog/11-ways-keep-emails-gmails-promotions-tab/
https://support.google.com/mail/answer/81126