Lista Robinsonów w komunikacji z mediami, czyli nowa funkcjonalność dla dużych i małych zespołów PR

Lista Robinsonów to polska nazwa przyjęta na rejestry osób fizycznych, które chcą zabezpieczyć się przed otrzymywaniem niechcianych informacji. Najbardziej popularna w naszym kraju jest lista stworzona przez Polskie Stowarzyszenie Marketingu SMB. Pytania o swoistą firmową "listą robinsonów-dziennikarzy", czyli zabezpieczenie przed dodaniem do bazy danych osoby, która wcześniej wyraziła sprzeciw wobec przetwarzania, zaczeły do nas napływać w czerwcu tego roku. Taka jest geneza powstania funkcjonalności, która w naszych narzędziach nazywa się Rejestrem usunięć.

Celem Rejestru usunięć jest zabezpieczenie się przed przetwarzaniem danych osób, które wcześniej wyraziły wobec niego sprzeciw. Projektując funkcjonaność dostosowaną do wymogów RODO i pamiętając, że samo przechowywanie danych jest już ich przetwarzaniem, nie mogllśmy stworzyć prostego zbioru danych, do którego trafiałyby dane osób, które wyraziły sprzeciw. Dlatego Rejestr usunięć jest zbiorem trwale zanonimizowanym poprzez odpowiedni algorytm.

 

Znajdujesz adres mailowy i dodajesz go do bazy - co może pójść nie tak?

Dodawanie do bazy adresów mailowych ze źródeł publicznych to praktyka powszechna i, co warte podkreślenia, w pełni legalna (przy zachowaniu odpowiednich standardów, w tym głównie spełnieniu obowiązku informacyjnego). Jakie zatem niesie za sobą ryzyko? Kontakty znalezione dziś, wczoraj mogły przecież wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania i komunikacji i, delikatnie mówiąc, może im się nie spodobać, że ponownie są atakowani mailami, których nie chcieli otrzymywać.

Szczególnie w większych zespołach odpowiedzialnych za komunikację lub agencjach PR, gdzie na bazie pracuje kilkunastu lub kilkudziesięciu konsultantów, monitoring takich zgłoszeń i zapamiętywanie danych, może stanowić poważne wyzwanie. Tym bardziej, że o ile takie zdarzenia należy odnotować, to nie można usuwanych danych z list dystrybucyjnych nigdzie utrwalić (np. zapisać takie rekordy w pliku Excel pod nazwą "NIE WYSYŁAĆ" :).

 

Rejestr usunięć - remedium idealne

Nowa funkcjonalność w systemie netPR.pl - Rejestr usunięć - zapamięta kto wyraził sprzeciw wobec komunikacji, jednocześnie nie zapisując żadnych jego danych osobowych w oryginalnej formie. Jest to możliwe przy wykorzystaniu do tego nieodwracalnej anonimizacji danych bazującej na SHA (Secure Hash Algorithm). Dzięki temu adresy mailowe zamieniane są na zakodowane ciągi znaków niemożliwe do odkodowania. Mimo to nadal istnieje sposób na stwierdzenie, że dany mail znajduje się w rejestrze - jeśli użytkownik spróbuje dodać go do list dystrybucyjnych w Kontaktach, zobaczy komunikat ostrzegawczy z odmową wykonania operacji:

Jeśli zaistnieje uzasadniona potrzeba, taką blokadę w każdej chwili może zdjęć opiekun danych osobowych, dezaktywując dany adres z rejestru (o czym później).

 

Jak włączyć funkcjonalność?

Włączone rejestru jest bardzo proste. Może zrobić to każdy użytkownik, który posiada uprawnienia opiekuna danych osobowych. Po dostaniu się do panelu Dane osobowe, widoczny jest nowy kafel - Rejestr usunięć:

Po dostaniu się do tego miejsca, włączenie rejestru, to już tylko kliknięcie przycisku Włącz rejestr:

 

Jak adresy mailowe mogą trafiać do rejestru?

Dowolne adresy do rejestru może dodać każdy opiekun danych osobowych (przycisk Dodaj rekord).

Samo okno dodawania danych prezentuje się z kolei następująco:

Pytanie o dodanie do rejestru będzie pojawiać się także przy usuwaniu kontaktów z bazy jeśli wybierzesz opcję "Usuń i dodaj do rejestru":

Wówczas pojawi się poniższe okno (w nim będzie możliwość także usunięcia profili ignorujących rejestr, jeśli takie znajdują się w bazie):

 

Jeśli dany profil nie jest zarządzany przez administratora danych osobowych (czyt. umożliwiasz samodzielne usuwanie tego profilu wszystkim, którzy go posiadają), to podczas usuwania profilu w panelu prywatności, kontakt także zobaczy opcję "Usuń i dodaj do rejestru":

 

Jak sprawdzić zawartość rejestru usunięć? Jak kogoś z niego wykluczyć?

W rejestrze znajduje się wyszukiwarka, która wyszukuje danych jedynie dosłownie. Oznacza to, że nie znając dokładnego adresu poszukiwanej osoby, nie będzie możliwe jej odnalezienie i ewentualnie odblokowanie.

Po wyszukaniu konkretnego adresu widoczne będą informacje takie jak:

• data i godzina dodania do rejestru
• nazwa użytkownika, który wykonał tę operację
• informacja o aktywności
• powód dodania

Pod tymi informacjami wyświetli się przycisk do dezaktywacji/odblokowania danej osoby. Po dezaktywacji, każdy użytkownik będzie mógł dodać taki mail do bazy w Kontaktach.

 

Czy rejestr można zamknąć?

Tak. Rejestr usunięć można w dowolnym momencie wyłączyć klikając na przycisk Wyłącz rejestr. Spowoduje to też jego wyczyszczenie.

 

Eksport rejestru

System umożliwia eksport rejestru do pliku xls. W pliku widoczne będą pola:

• zanonimizowany adres e-mail
• data i godzina dodania do rejestru
• nazwa użytkownika, który wykonał tę operację
• informacja o aktywności

 

Co w przypadku gdy zablokowany adres e-mail wypełni formularz w newsroomie/biurze prasowym?

W takim przypadku blokada zostanie zdjęta automatycznie, a kontakt pojawi się w systemie z przypiętymi klauzulami/wyrażonymi zgodami (zgodnie z tym jakie klauzule były przypięte pod zasadę gromadzenia danych dla danego formularza).