Kolejny rok codziennej ochrony danych osobowych

Od 2006 roku ochrona danych osobowym ma swój dzień - Europejski Dzień Ochrony Danych Osobowych. Sam fakt, że taki dzień istnieje podkreśla wagę ochrony danych we współczesnym świecie i pokazuje, że my Europejczycy mamy jej świadomość.

W netPR.pl ta świadomość budowana jest od ponad 20 lat i istnieje w naszych usługach 365 dni w roku. Uczestniczymy w postępie technologicznym, obserwujemy wzrost zagrożeń i dodawanych regulacji prawnych. Wiemy, że te dane osobowe powinny być zabezpieczone i przetwarzane w zgodzie z prawem europejskim. I to właśnie od lat zapewniamy naszym klientom. Udostępniamy bezpieczne narzędzia i usługi certyfikowane międzynarodowymi normami ISO. Nasze oprogramowanie umożliwia też łatwą integrację z własnymi procesami.  

Komponenty oprogramowania do przetwarzania danych 

Oprogramowanie netPR.pl składa się m.in. z zestawu narzędzi zapewniających przetwarzanie zgodnie z prawem.
Są to:

• Panel Opiekuna Danych Osobowych
• Panel Prywatności
• Komponent Kontakty
• Formularze rejestracyjne
• Komunikator
• Formularze kontaktowe

Panel Opiekuna Danych Osobowych

Gromadzenie danych osobowych musi być wcześniej odpowiednio zaplanowane i przemyślane. Nasz Panel Opiekuna Danych Osobowych pozwala na elastyczne tworzenie profili odbiorców (zbiorów danych), podstaw prawnych przetwarzania, definiowanie klauzul i określanie celów przetwarzania. To narzędzie dla osoby, która tworzy zbiór danych wraz z jego definicją prawną.

Panel Opiekuna Danych Osobowych umożliwia korzystanie z wbudowanych mechanizmów ochronnych przed przetwarzaniem niezgodnie z prawem. Przykładem takiego mechanizmu jest tzw. Rejestr usunięć, czyli rejestr osób, których dane nie mogą być przetwarzane w ramach określonej podstawy prawnej i z określonego powodu: sprzeciw, ograniczenie przetwarzania, żądanie usunięcia. 

Rejestr usunięć to rozwiązanie dla dużych grup pracowników pracujących z danymi osobowymi. To skuteczna ochrona przed ponownym dodaniem adresu e-mail, z którego np. przyszło wcześniej żądanie usunięcia. 

Panel Prywatności

Każda osoba, której dane są przetwarzane, powinna mieć dostęp do swoich danych, a także informacji o administratorze danych, podstawie przetwarzania danych, klauzulach informacyjnych i ewentualnych zgodach. W większości systemów (szczególnie newsletterowych) użytkownik usługi może jedynie wyłączyć wysyłkę i/lub usunąć adres mailowy przez kliknięcie linku w stopce otrzymanej wiadomości. Dostęp do informacji o administratorze, podstawach prawnych a w szczególności realizowanie praw takiej osoby też bywa utrudnione. Wymaga wejścia na stronę, nawiązania kontaktu mailowego, wykonania telefonu. Efektem jest frustracja, zdenerwowanie, które najczęściej znajdą swoje ujście w kontakcie z pracownikiem firmy przetwarzającej dane.

Aby uniknąć takich sytuacji, powstał Panel Prywatności, czyli panel dostępowy do danych dla osoby, której dane są przetwarzane. To wygodne i bezpieczne narzędzie do samodzielnego uzyskania wszystkich wymaganych prawem informacji oraz samodzielnej  realizacji swoich praw wynikających z prawa europejskiego. Chodzi o prawa do zmiany danych, zgłoszenia sprzeciwu/wycofania zgody (zależnie od podstawy przetwarzania) czy żądania usunięcia danych.

W rezultacie osobie, której dane przetwarzamy, zapewniamy szybki dostęp do danych i natychmiastową, bezobsługową realizację jej praw. Korzystanie z Panelu Prywatności pozwala firmie zastąpić dotychczasowe procedury związane z ochroną danych osobowych. Pozwala też uniknąć błędów, a tym samym ewentualnych kosztów z nimi związanych.

Komponent Kontakty 

Dane osób, które przetwarza firma gromadzone są w komponencie Kontakty oprogramowania netPR.pl. Jest to grupa zbiorów danych, które mogą obejmować różne zakresy danych (nazywane przez nas profilami). Indeksem tej bazy danych łączącym wszystkie zbiory jest pole z adresem email. W rezultacie zbiory/profile dziennikarzy, pracowników, klientów i innych odbiorców są zgromadzone i zarządzane w jednym miejscu, a każdy kontakt posiada historię prawną oraz historię interakcji. Oznacza to, że wiadomo:

• jak i kiedy kontakt znalazł się w bazie,
• jakie zgody wyraził, 
• jakie kampanie mailowe do niego docierały (z raportami ich doręczeń),
• jakie (identyfikowalne) formularze wypełnił,
• czy blokował chęć otrzymywania emaili,
• czy przetwarzanie danych zostało wstrzymane przez użytkownika,

Formularze rejestracyjne

Oprogramowanie netPR.pl pozwala na łatwe tworzenie dowolnych formularzy do gromadzenia danych dla zdefiniowanych w Panelu Opiekuna Danych Profili, z wykorzystaniem możliwości przydzielenie danych do list dystrybucyjnych. W ten sposób kontakty mają dodatkowo możliwość przypisywania dodatkowych atrybutów takich jak zainteresowania tematczne - wybierają kategorie tematyczne i trafiają na odpowiednie listy.

Komponent komunikatora z generatorem szablonów i mechanizmem automatyzacji

Dopełnieniem mechanizmów gromadzenia i przetwarzania danych do komunikacji firmy jest komponent wysyłki newslettera z mechanizmami generowania szablonów i automatyzacji wysyłek. Moduł automatyzacji sprawia, że oprogramowanie wysyła maile do zainteresowanych osób samodzielnie na podstawie informacji w systemie. Może to być np. alert przypominający o wydarzeniu, jak również informacja o wynikach zakończonej sesji giełdowej czy nowy raport w kanale EBI/ESPI firmy. 

Formularze kontaktowe

Oprogramowanie netPR.pl posiada generator formularzy kontaktowych. Pozwala to na samodzielne zbudowanie dowolnego formularza, który może korzystać z klauzul zdefiniowanych w Panelu Opiekuna Danych Osobowych. Mogą to być formularze kontaktu, ankiety, formularze zgłoszeniowe konkursu lub formularz zapisu na wydarzenie z potwierdzaniem obecności na liście.

Więcej dobrego oprogramowania

Początek obowiązywania RODO/GDPR w Polsce spowodował wiele nieporozumień w interpretacji przepisów ochrony danych osobowych. Próby wypełnienia niektórych wymogów nowego prawa okazały się bardzo trudne lub wręcz niemożliwe do realizacji bez odpowiedniego oprogramowania. Dzisiaj to oprogramowanie już jest i rozwiązuje konkretne problemy biznesowe oraz zapewnia zgodność z prawem.

Przyszłość Ochrony Danych Osobowych z pewnością przyniesie większe zagrożenia, nowe technologie do zwiększania bezpieczeństwa, konieczność certyfikacji usług internetowych i przede wszystkim więcej dobrego oprogramowania jak to oferowane przez netPR.pl.