Panel prywatności, czyli biuro prasowe lub newsroom przejmuje obowiązki względem osób, których dane dotyczą

Każdy dziennikarz lub inny "kontakt" zgromadzony w twojej bazie danych ma prawo w dowolnym momencie zapytać o to kto jest administratorem bazy danych, w której się znajduje, jaki zakres jego danych jest przetwarzany oraz w jakim celu i na jakiej podstawie te dane są przetwarzane. Zobacz, jak nasz system pomaga w realizacji obowiązku udzielenia odpowiedzi na takie zapytania.

W czym problem?

Nie korzystając z przemyślanego oprogramowania, po otrzymaniu powyższych pytań możesz znaleźć się w patowej sytuacji - nie można pozostawić takiego pytania bez odpowiedzi, a nie można też na nie odpowiedzieć mailowo ujawniając w treści dane osobowe (chyba, że szyfrujesz maile, ale to dość problematyczna kwestia i temat do odrębnej dyskusji).

Rozwiązaniem mogłoby być przesłanie w mailu zaszyfrowanego pliku oraz dostarczenie do niego hasła inną drogą - to jednak mało eleganckie i mało wygodne. I co w przypadku, gdy dostaniemy 50 zapytań jednego dnia? Cały dzień pracy aby tylko odpowiedzieć na te pytania?

Dobrze, przekonaliście mnie - jak działa panel prywatności dostarczany przez netPR.pl?

W stopce każdego maila wysyłanego z naszego systemu od zawsze istniał link pt. „Edytuj lub usuń swoje dane”:

Od niedawna prowadzi on jednak w zupełnie nowe miejsce - do ekranu powitalnego panelu prywatności:

Dlaczego do ekranu powitalnego a nie bezpośrednio do danych? Główna przyczyna to bezpieczeństwo i szacunek dla danych osobowych - maile z informacjami prasowymi często są forwardowane przez dziennikarzy do redakcyjnych kolegów. Gdyby link prowadził bezpośrednio do danych, wówczas bez trudu mogłaby je zobaczyć osoba do tego nieuprawniona.

Ok, co dalej?

W polu do tego przewidzianym należy wpisać swój adres e-mail. Na skrzynkę przyjdzie wówczas mail o treści jak poniżej:

Zablurowany został link z tokenem umożliwiającym dostanie się do docelowego miejsca z danymi osobowymi. Po jego kliknięciu ukazuje się widok jak poniżej:

Oczywiście panel dostępny jest po szyfrowanym połączeniu, zatem nie ma obaw o bezpieczeństwo. Wszystkie dane, wyświetlane dla określonego "kontaktu" w tym miejscu, odzwierciedlają strukturę zbudowaną dla niego wewnątrz systemu. Jeśli określonej osobie dodasz jakiś profil i przypiszesz do niego klauzulę powiązaną z celem - te informacje zobaczy właśnie w tym miejscu. Jeśli ktoś trafił do twojej bazy poprzez wypełnienie formularza - automatycznie zostanie utworzony mu odpowiedni profil z przypiętymi klauzulami i celami.

Dobrze - czego można dowiedzieć się w panelu?

W panelu "kontakt" może zobaczyć:

• jakie ma przypisane profile odbiorców
• jakie zakresy danych są w ich ramach przetwarzane
• w jakich celach i na jakich podstawach przetwarzane są te dane
• kto jest administratorem bazy danych
• w jakich publicznych listach dystrybucyjnych (Grupach) w systemie się znajduje

Co można zrobić w panelu?

"Kontakt" może:

• wypisać się lub zapisać się do wybranych publicznych list dystrybucyjnych (checkboxy pod nagłówkiem Grupy)
• wycofać zgodę (przycisk KLAUZULE)
• wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania - w ustawieniach profilu można określić czy usuwanie profilu ma być zablokowane - może mieć to zastosowanie jeśli dane w ramach określonego profilu przetwarzane są na innej podstawie niż zgoda (ikonka z kwadracikami na pasku z nazwą profilu)
• zablokować wysyłkę maili jednocześnie pozostając w bazie (jw.)
• usunąć profil (jw.)

Ok. A czy istnieje jeden konkretny link do panelu, czy można do niego trafić jedynie ze stopki maila wysyłanego z systemu?

Dla każdego konta istnieje konkretny link i już niedługo będzie on prezentowany w panelu po zalogowaniu, tak aby był łatwy do skopiowania i przesłania do pytających osób lub nawet zamieszczenia na własnym newsroomie lub witrynie. Na chwilę obecną możesz go poznać wysyłając najbliższą kampanię mailową także do siebie - kliknij wówczas na ww. „Edytuj lub usuń swoje dane”.