Budujemy formularz zapisu na wydarzenie i potwierdzamy obecność uczestników

Jak przedstawiliśmy już w poprzednich tekstach z tej serii, istnieje kilka rodzajów formularzy. Każdy z nich ma inne zadanie a formularz zapisu na wydarzenie to jedna z opcji wykorzystania mechanizmu rejestracji. Możesz zbierać dane potencjalnych uczestników np. konferencji, webinarów, prezentacji. Kluczowym mechanizmem w tym formularzu, jest możliwość zaakceptowania lub odrzucenia poszczególnych rejestracji i tym samym uniknięcie przypadkowych uczestników. W trzecim tekście cyklu o formularzach przybliżymy Ci jak stworzyć optymalny Formularz zapisu na wydarzenie za pomocą oprogramowania netPR.pl 

 

Zacznij od planowania

Tworzenie formularza zapisu na wydarzenie zacznij od zaplanowania jakich danych uczestników potrzebujesz. W przypadku kilkudniowego wydarzenia organizowanego na żywo sam adres e-mail, imię i nazwa redakcji nie wystarczą, żeby np. zameldować gościa w hotelu. W tym celu będziesz potrzebować bardziej szczegółowych informacji, włącznie z numerem telefonu na potrzeby szybkiej komunikacji, w razie wystąpienia sytuacji awaryjnej. 

Formularz pozwoli też w łatwy sposób zebrać inne informacje, które mogą przydać się przy planowaniu pobytu dla gości - czemu np. nie umieścić w nim pytania o preferencje żywieniowe w kontekście planowanego poczęstunku? Pozyskanie odpowiednich danych od przyszłych gości ułatwi Twoją pracę, jak również pomoże Ci uniknąć błędów przy organizowanym przez Ciebie wydarzeniu.

 

Jakie dane będziemy gromadzić - czyli Profil odbiorcy

Konfigurację zacznij od stworzenia w module Dane osobowe, nowego profilu specjalnie na zaplanowane przez Ciebie wydarzenie. Dodaj do niego atrybuty (czyli w praktyce pola w bazie danych takie jak: imię, nazwisko czy adres e-mail), które są Ci w tym przypadku potrzebne.

Przy tego typu formularzu przyda Ci się np. Lista pojedynczego wyboru, dzięki której możesz poprosić zainteresowanego o dokonanie wyboru pomiędzy ww. rodzajami posiłku. W edycji atrybutu dodaj nowe elementy. Będą to opcje wyboru dla uczestnika (wyświetlą się jako rozwijana lista wyboru).

 

Cel a data ważności profilu - o czym należy pamiętać

Przy okazji tworzenia profilu uczestnika wydarzenia, przydatna może okazać się możliwość nadania mu daty ważności, po której zostanie on usunięty wszystkim kontaktom w bazie. Wszystko zależy od tego jak określisz cel przetwarzania, ale jeśli będzie to np. “uczestnictwo w wydarzeniu X”, to co do zasady po ustaniu tego celu, powinieneś niezwłocznie przestać przetwarzać dane uczestników. Warto jednak rozważyć czy dobrym pomysłem nie byłoby rozszerzenie celu także o zebranie uwag do wydarzenia w formularzu ankietowym - wówczas datę usunięcia profilu można przesunąć na potrzebę przeprowadzenia takiej ankiety (o takim formularzu opowiemy w kolejnym tekście).

Uwaga! Wstawienie daty usunięcia profilu spowoduje usunięcie jedynie danego profilu dla kontaktu z Twojej bazy. Jeśli na wydarzenie zarejestrowała się osoba, która jest już w Twojej bazie w profilu np. Dziennikarza, nadal pozostanie w bazie z tym profilem. Automatycznie usunięcie profilu spowoduje całkowite usunięcie kontaktu z bazy jedynie w przypadku, gdy posiadał on tylko ten profil.

 

Gdzie trafią dane? Zarządzaj listami dystrybucyjnymi

W kolejnym kroku stwórz odpowiednie listy dystrybucyjne. W tym przypadku dobrze stworzyć dwie listy. Pierwsza będzie służyła do komunikacji ze wszystkimi zapisującymi się na wydarzenie, np. do wysłania dodatkowych informacji na temat warunków uczestnictwa w wydarzeniu. Na drugiej liście znajdą się tylko uczestnicy, których udział w wydarzeniu potwierdzisz. Tę grupę kontaktów będziesz mógł informować już o szczegółach spotkania. Bazując na wcześniejszych wskazówkach, stwórz grupę list a w niej dwie listy dystrybucyjne.

Pierwsza lista (dla wszystkich, którzy wyrazili chęć uczestnictwa w wydarzeniu) - nie powinna być ani publicznie widoczna, ani posiadać zaznaczonej opcji “Rejestracja wymaga akceptacji”. Ta druga opcja za to przyda się na liście, która ma zawierać potwierdzonych gości. Dzięki takiemu zabiegowi zdobędziesz wiarygodne dane co do ilości gości, którzy rzeczywiście przybędą na spotkanie i unikniesz przypadkowych uczestników.

 

Stwórzmy formularz 

Przygotowałeś już profil i listy dystrybucyjne - czas na sam formularz. W tym celu w module Kontakty przejdź do zakładki Formularze Rejestracyjne i utwórz nowy formularz. Nazwij formularz i wybierz profil, który stworzyłeś specjalnie na potrzeby tego wydarzenia. Podepnij obie listy ze swojej grupy i zaznacz atrybuty wymagane podczas rejestracji.

 

Jak potwierdzić uczestnictwo zainteresowanego w wydarzeniu

Gdy Twój formularz zapisu na wydarzenie jest już osadzony w witrynie, a potencjalni uczestnicy się na nie zapisują, w module Kontakty pojawi Ci się komunikat o liczbie kontaktów do potwierdzenia - to filtr, który pozwoli Ci w prosty sposób określić finalną liczbę uczestników wydarzenia.

W zakładce Listy, na utworzonych listach z kolei zobaczysz ogólną ilość kontaktów. Na załączonej poniżej grafice zwróć uwagę, że do listy “Wszyscy zapisani” zostali już automatycznie dopisani wszyscy, którzy wypełnili formularz. Aby w liście “Potwierdzone przybycie” zaczęły pojawiać się nowe rekordy, musisz potwierdzić przydzielenie do listy poszczególnych kontaktów.

Przydzielenie do listy, potwierdzisz w szczegółach poszczególnych kontaktów. Ilość rekordów na liście “Potwierdzone przybycie” zacznie rosnąć, jak tylko zaczniesz potwierdzać kolejne przydzielenia do listy. 

Po zakończeniu rejestracji zostaniesz z odfiltrowanymi dwoma grupami osób - wszystkimi, którzy wypełnili formularz i tymi, których przybycie potwierdziłeś. 

Do potwierdzonych uczestników warto wysłać kampanię mailową ze szczegółami wydarzenia. Do pozostałych z kolei informację, że niestety nie wezmą udziału w wydarzeniu (tę podgrupę możesz w łatwy sposób odfiltrować dzięki mechanizmowi wersjonowania kampanii opisanemu w samouczku).

Pamiętaj o Dobrych praktykach w budowie formularzy i korzystaj z bardziej szczegółowego opisu tworzenia formularzy, który znajdziesz w poprzednim artykule. Dzięki oprogramowaniu netPR.pl zarządzanie listą gości na Twoje wydarzenia jest zdecydowanie prostsze i wydajniejsze. 

 

W następnym wpisie opowiemy Ci, jak stworzyć Formularz kontaktowy i ankietowy. Zapraszamy do lektury!