Dopytaj lub wyceń usługi netPR.pl

Jeśli masz pytania lub chcesz otrzymać wycenę, wypełnij formularz


Przygotuj się z nami do RODO - I-sza część przygotowań

24 kwietnia 2018

Najważniejsze informacje o aktualizacji otrzymaliście od nas mailem przed weekendem. Aby lepiej przygotować się do wymaganych działań po jej wprowadzeniu – dziś pomagamy wam z przygotowaniami :)

Checklista z kwestiami do przygotowania dotarła do was w tej samej wiadomości. Dziś skupimy się na pierwszych czterech punktach z tej listy.

1. Who's the boss?

Wyraźne określenie administratora danych osobowych jest kluczowe. W myśl RODO to administrator danych osobowych odpowiada za sposób ich przetwarzania i wszelkie aspekty związane z ich ochroną.

Posiadasz moduł Komunikator bądź Formularze? Na pewno w ramach naszej aplikacji przetwarzasz dane osobowe. Czy wiesz jednak w czyim imieniu są one przetwarzane? Przed wprowadzeniem naszej aktualizacji zweryfikuj do kogo "należą" dane osobowe zapisane na koncie, którym zarządzasz.

W większości przypadków administratorem będzie firma, do której przypisane jest konto. Niemniej jednak mogą zdarzyć się przypadki, w których ta sytuacja nie będzie tak jednoznaczna. Dla przykładu - na kontach agencyjnych dane są przechowywane nie tylko na koncie samej agencji, ale również w modułach "należących" do podfirm (czyli de facto klientów, z którymi agencja współpracuje). Czy dane, które są tam przechowywane należą do agencji czy klienta? To ważne pytanie, na które odpowiedź będzie bardzo istotna!

2. Porządki w bazach

Wiemy już jakie dane należą do nas, jako administratorów danych osobowych. Czas na porządki!

RODO wymaga od nas - administratorów – minimalizowania ryzyka naruszeń przetwarzania danych (w tym również ich przechowywania!). Z tego powodu nie ma sensu przechowywać danych, które są już nam niepotrzebne lub są dla nas bezwartościowe. Zabierzmy się do porządkowania!

Uwaga! Przed rozpoczęciem porządków - przygotuj kopię zapasową wszystkich kontaktów!

Jeśli w którymkolwiek momencie coś pójdzie nie tak - zawsze możesz w ten sposób uratować swoją bazę danych. A jeśli wszystko pójdzie bez problemu - na koniec pracy usuń plik z kopią zapasową (aby nie przetwarzać danych na swoim dysku :)

Jak aplikacja netPR.pl może Ci pomóc w porządkowaniu?

  1. Zrób inwentaryzację swoich list w Komunikatorze - sprawdź ile rekordów przechowujesz? Ile jest list? Czy wszystkie są wykorzystywane?
  2. Skorzystaj z naszych statystyk i narzędzi, aby ułatwić sobie pracę.
    1. Sprawdź zablokowane kontakty - naszą listę diagnostyczną, która automatycznie "wyłącza" komunikację z osobami, których adresy e-mail stale zwracają błędy. Jeśli jesteś pewien, że adres jest poprawny i powinien działać - odblokuj takie rekordy. Jeśli nie masz takiej pewności - może warto je usunąć?
    2. Zobacz ostatnio wysłane kampanie i sprawdź statystykę zwroty, aby zobaczyć, które adresy mailowe generują zwroty i z jakich powodów. Niektóre z nich jeszcze nie zostały dodane do zablokowanych kontaktów, a niektóre stale zwracają "tymczasowe" problemy, które nie ustają. Zachowaj zweryfikowane kontakty, a zbędne usuń.
    3. Przejrzyj zbiór nieprzypisani do list - sprawdź kiedy utworzono ich rekordy i dlaczego są nieprzypisane. Rekordy, które masz zamiar wykorzystać - dopisz do odpowiednich list. Pozostałe usuń.
  3. Dla porządku zgrupuj wszystkie listy, które zamierzasz zostawić w jednym miejscu (np. w nowej grupie list, stworzonej specjalnie na tę potrzebę). W przypadku agencji - najlepiej w centralnej bazie na koncie agencji. Listy używane do wysyłek na podfirmach możesz udostępnić odpowiednim klientom. Pamiętaj tylko, że udostępnienie pozwala wykorzystywać listę do wysyłki z Komunikatora, bez możliwości edytowania danych!
  4. Boisz się usuwać kontakty „w locie”? Nie ma sprawy - stwórz dodatkową listę, do której będziesz dopisywał wszystkie rekordy potencjalnie do usunięcia. Na koniec porządków przejrzyj ją jeszcze raz. Jak tylko będziesz pewny - wykorzystaj opcję "usuń tę listę wraz z kontaktami", która pozwoli Ci usunąc wszystkie rekordy z tej listy (zostaną one usunięte również ze wszystkich innych list).
  5. Usunąłeś już wszystkie zbędne rekordy? To dobry moment, aby jeszcze raz przemyśleć podział na listy swoich kontaktów.
    Uwaga: jeśli korzystałeś z opcji zainteresowań (kategorie publikacji biura prasowego wyświetlane w formularzu rejestracyjnym dziennikarza) - po pierwszym maja do obecnych list dojdą jeszcze listy stworzone na ich podstawie :)

3. Zbiory i 4. Cele

Nasi użytkownicy gromadzą dane różnych osób. Dla większości podstawowy zbiór (a w naszej nomenklaturze - profil) stanowią dziennikarze, którzy współpracują z biurem prasowym. Tych zbiorów może być jednak znacznie więcej (np. inwestorzy, subskrybenci newslettera, czytelnicy bloga itp.). Po aktualizacji, każdy z tych zbiorów może (i powinien!) zostać wyróżniony jako osobny profil. Zastanów się nad następującymi kwestiami.

Jak nazwać poszczególne profile Twoich kontaktów?

Przykłady: dziennikarz; inwestor; subskrybent; pracownik; uczestnik konferencji

Stan po aktualizacji: do tej pory wszyscy nasi użytkownicy korzystali z predefiniowanych profili (dziennikarz, inwestor, komentator, subskrybent, pracownik). Jeśli na Twoim koncie w jednym z tych zbiorów znajdował się co najmniej jeden kontakt - otrzymasz do niego dostęp. Po aktualizacji to Twoim zadaniem będzie jednak zdecydowanie o tym, czy wszystkie zachowasz, czy któreś usuniesz, czy dodasz nowe, których nie do tej pory nie przewidywaliśmy. Uzyskujesz więc pełną kontrolę nad definicjami swoich odbiorców :)

Po co (w jakich celach) przetwarzasz ten zbiór w naszej aplikacji?

Przykłady: w przypadku dziennikarzy może to być media relation- w którym zawiera się wysyłka na adres e-mail informacji prasowych, wysyłka SMS zaproszeń na briefy/konferencje itp. W przypadku uczestników konferencji - może to być np. konferencja RODO w PR - w czym zawiera się np. informowanie o potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia udziału, informowanie o zmianach w planie czy wysłanie podsumowania konferencji.

Jaki zestaw danych dla każdego zbioru jest konieczny, aby móc realizować cele dla każdego z nich?

Mając już zdefiniowany profil odbiorcy oraz cele, w jakich jego dane są przetwarzane - możesz odpowiedziec sobie na pytanie jakie dane są konieczne, aby ten cel realizować. Pamiętaj, że RODO nakłada na administratora obowiązek dbania o minimalizację zakresu zbieranych danych. Do wysyłania komuś newslettera - nie musisz zbierać jego numeru buta :)

Przykłady:  w przypadku dziennikarzy wraz z wyżej opisanym celem media relations może to być: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, redakcja; w przypadku subskrybenta newslettera - sam adres e-mail; w przypadku uczestnika konferencji - - imię, nazwisko, adres e-mail, wybrany blok tematyczny)

Jakie są podstawy prawne przetwarzania tych danych?

Przykłady: odebrane zgody od dziennikarzy rejestrujących się w serwisie biura prasowego; przetwarzanie danych w wyniku podpisania umowy w przypadku pracowników czy kontrahentów itp.)

Czy Twoje zbiory posiadają "termin ważności"? (ściśle określoną datę, po której ich dalsze przetwarzanie nie powinno mieć miejsca)

Przykłady: dane dotyczące uczestnika konferencji mogą być przechowywane np. do końca miesiąca, w którym odbywa się konferencja. Po tej dacie powinny zostać usunięte z systemu.

Po co to wszystko?

Ułatwiamy zarzadząnie danymi zgodne z nowymi normami prawnymi. Już niedługo uzyskasz dostęp do panelu zarządzania ochroną danych na swoim koncie. Aby robić to skutecznie – w ramach naszej aplikacji powinieneś określić jasne zasady przetwarzania danych. Przygotowanie odpowiedzi na kwestie z tego artykułu pomogą Ci się do tego przygotować, aby podjąć stojące przed Tobą decyzje świadomie.

 

Przeczytaj także II-gą część przygotowań

Drukuj

Czy branża PR może świętować Dzień Ochrony Danych Osobowych?

28 stycznia 2021

EROD publikuje wytyczne, niepewność pozostaje. Czy nowe rekomendacje dotyczące transferowania danych osobowych poza UE są do spełnienia?

12 listopada 2020

Lista Robinsonów w komunikacji z mediami, czyli nowa funkcjonalność dla dużych i małych zespołów PR

27 sierpnia 2018
Odwiedzając tę stronę, wyrażasz zgodę na używanie plików „cookies” zgodnie z ustawieniami Twojej przeglądarki. Jeśli nie chcesz, aby pliki „cookies” były zapisywane w pamięci Twojego urządzenia, możesz to zmienić za pomocą ustawień przeglądarki. Aby dowiedzieć się więcej zapoznaj się z naszą Polityką Ochrony Prywatności.
Zmień orientację urządzenia