Pierwsze kroki w nowym systemie - wyszukiwanie zaawansowane i przypisywanie klauzul do istniejących kontaktów

Jeśli na swoim newsroomie posiadasz już nowy formularz zbudowany zgodnie z naszymi wskazówkami to nowe dane zbierane do Twojej bazy są automatycznie oznaczone odpowiednimi klauzulami i celami przetwarzania. Co jednak w przypadku kontaktów wcześniej zgromadzonych?

Przypisywanie klauzul do istniejących kontaktów

Posiadasz na pewno w swojej bazie kontakty od których odebrałeś zgodę już wcześniej. A może chcesz komunikować się z częścią odbiorców na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora? Aby takie informacje były uwzględnione – niezbędne będzie przydzielenie im stosownych klauzul.

Uwaga: zanim zabierzesz się do edytowania rekordów w bazie – upewnij się, że skonfigurowałeś wcześniej cel i klauzulę, którą chcesz przypisać. O tym, jak to zrobić – pisaliśmy już wcześniej.

Mając zdefiniowaną klauzulę i powiązany z nią cel – możemy zabrać się „przypięciem” klauzuli do istniejących kontaktów. W tym celu należy odwiedzić moduł Kontakty, a następnie pod polem podstawowej wyszukiwarki kliknąć na wyszukiwanie zaawansowane.

Teraz – za pomocą odpowiednich filtrów – wystarczy już tylko wyszukać rekordy, do których ma być przypięta klauzula. Obecnie do wyboru mamy filtrowanie po: profilach, celach, klauzulach, listach i źródle pochodzenia kontaktu.

Jeśli mają być to wszystkie kontakty z danego profilu w systemie, to wystarczy z rozwijanej listy wybrać odpwoiedni profil. Jeśli natomiast mają być to wszystkie kontakty posiadające określony profil i dodatkowo znajdujące się na określonych listach, to z rozwijanego menu Listy należy wybrać interesujące nas listy.

Aby wykonać operację przydzielenia klauzul, należy kliknąć na przycisk Operacje, a następnie wybrać pozycję Przydziel wyszukanym kontaktom klauzulę:

 

W oknie dialogowym do przydzialania klauzul możemy wybrać:

• profil do którego zostanie przypisana klauzula (klauzule i cele przetwarzania zawsze związane są z konkretnym profilem/zbiorem)
• klauzulę, którą chcemy przypisać
• wersję wybranej klauzuli (po wyborze wersji zobaczymy podgląd)
• istnieje również możliwość zostawienia dowolnego komentarza do wykonywanej operacji (np. opisania kontekstu odebrania zgody)

Uwaga: jeśli nie widzisz tutaj klauzuli, którą chcesz przypisać można to oznaczać, że: klauzula nie posiada aktywnej wersji (nieaktywna klauzula oznacza, że z punktu widzenia systemu - nie posiada ona "mocy" prawnej i nie stanowi podstawy przetwarzania) nie została ona dopuszczona do użytku dla wybranego profilu w ramach zasad gromadzenia danych określanych przez Opiekuna Danych Osobowych (w panelu Dane osobowe). To zabezpieczenie ogranicza możliwość pomylki i przypisania do rekordu klauzuli, która nie ma zastosowania wobec określonego profilu/zbioru.

Po przydzieleniu klauzuli, na szczegółach danego kontaktu będzie można zobaczyć efekt operacji:

Nie tylko klauzule

Wyszukiwanie zaawansowane to narzędzie, które ma ułatwić nie tylko dodawanie klauzul. Dzięki filtrom możemy bardzo łatwo wyszukać kontakty spełniające odpowiednie kryteria, aby podjąć też inne działania. Oprócz wspomnianych wcześniej filtrów dotyczących:

• profili
• celów
• klauzul
• list
• źródła pochodzenia kontaktu
• filtrów pomocniczych - zablokowane kontakty, nieprzypisane do list, nieposiadające celu

Istnieje też możliwość połączenia tych filtrów z wyszukiwaną frazą, która pozwoli nam np. przeszukać bazę pod kątem nazwy redakcji czy domenie adresu e-mail.

Na ten moment operacje masowe pozwalają na przypisywanie klauzul oraz dopisywanie znalezionych rekordów do listy. To jednak nie koniec wszystkich operacji :) Jeśli macie swoje propozycje, jakie operacje masowe są wam najbardziej potrzebne – dajcie nam znać!