Pierwsze kroki w nowym systemie - informacja o administratorze, profile

Czas przenieść wiedzę z pierwszej i drugiej części teoretycznych przygotowań do RODO na praktyczne działania w nowym systemie netPR.pl. Jeśli po zalogowaniu na swoje konto widzisz już odświeżoną kolorystykę, to znaczy że posiadasz już dostęp do nowych przestrzeni. Pierwsze czym należy się zainteresować, to informacjami o administratorze danych osobowych oraz profilami odbiorców.

Informacja o administratorze danych osobowych

Jeśli jesteś opiekunem danych osobowych, od dziś posiadasz dostęp do zakładki - Dane osobowe (domyślnie opiekunami danych są wszyscy administratorzy). Można się do niej dostać poprzez wybranie odpowiedniej pozycji po najechaniu na ikonę klucza francuskiego w prawym górym rogu:

Zanim wyświetli się dashboard do zarządzania danymi osobowymi system poprosi o ponowne podanie hasła do systemu. Jest to zabezpieczenie przed dostępem do tego miejsca dla osób niepowołanych, które usiadłyby przy stanowisku pracy innej osoby, która zapomniała wylogować się z systemu.

Pierwsza zakładka nowego panelu, którą warto się zainteresować, to Informacje o administratorze danych osobowych.

Po kliknięciu na nią, pojawi się następujący widok:

W tym miejscu należy wypełnić przede wszystkim nazwę i adres administratora danych osobowych gromadzonych w systemie. Jeśli posiadasz Inspektora Ochrony Danych (aktualnie jeszcze Administratora Bezpieczeństwa Informacji) lub jesteś podmiotem spoza Unii Europejskiej ale posiadasz reprezentanta w zakresie obowiązków wynikających z RODO, to poniżej również znajduje się możliwość podania wszelkich niezbędnych danych takich osób.

Profile i formularze

Na temat profili mówiliśmy już niedawno. Od dziś w wasze ręce oddajemy pełną władzę nad ilością, nazwami i zakresami profili.

Po przejściu do zakładki Profile, zobaczysz jakie profile posiadają aktualnie twoje kontakty.

Profile, to nie tylko możliwość zapanowania nad porządkiem w bazie. To przede wszystkim łatwe decydowanie o zakresie przechowywanych danych, tak istotne w kontekście zapisu o minimalizacji, który znajduje się w RODO. Dzięki atrybutom, dla każdego profilu, w przejrzysty sposób możesz zadecydować o zakresie danych jaki chcesz gromadzić i przetwarzać:

Uwaga! Formularze znajdujące się aktualnie na Twoim newsroomie/biurze prasowym/serwisie relacji inwestorskich zawsze są powiązane z jakimś profilem - innymi słowy, już od dawna, zapisują one w systemie kontakty przydzielając im odpowiedni profil. Niezależnie od tego, czy formularz zbierał tylko adres e-mail czy cały zestaw danych - jeśli dotąd zbierałeś w nim np. kontakty o profilu dziennikarz, sprawdź jaki jest zakres danych powiązany z tym profilem. Dlaczego to ważne? Wszystkie pola profilu zostaną od teraz wyświetlone w formularzu. Jeśli zatem zbierałeś np. dotychczas jedynie adresy mailowe dziennikarzy - zweryfikuj czy formularz na Twojej stronie nie posiada dodatkowych pól. Jeśli chcesz, aby wybrany formularz nadal pozwalał na zbieranie tylko wybranych danych - masz dwa wyjścia: usuń zbędne atrybuty z definicji profilu (UWAGA: zachowaj przy tej operacji szczególną ostrożność - usunięcie atrybutu spowoduje utratę danych, które były do tego pola przypisane) utwórz nowy formularz, który będzie zbierał dane do profilu o bardziej ograniczonym zakresie danych (np. sam adres e-mail) i zgłoś chęć podmiany obecnego formularza na adres support@netpr.pl lub samodzielnie podmień formularz (jeśli masz taką możliwość, np. korzystasz z Site Buildera)

 

P.S. W systemie istnieje już możliwość dodawania klauzul i celów oraz definiowania powiązań pomiędzy nimi. Te kwestie będą tematem kolejnej części przygotowań, która ukaże się w przyszłym tygodniu.