Automatyzujemy utrzymanie list kontaktów medialnych w dobrej kondycji

Utrzymanie „zdrowej” bazy mediów – szczególnie w przypadku agencji PR-owych – to duże wyzwanie. Pisaliśmy już kilkukrotnie jakie działania możecie podjąć, aby dbać o własne bazy kontaktow. Dziś prezentujemy jedną z czynności, które to my robimy dla Was: automatyczne blokowanie nieaktywnych adresatów.

Wyobraźmy sobie sytuację, że wysyłamy do kogoś maila i otrzymujemy informację zwrotną, że wiadomość nie została dostarczona. Zawsze w takiej sytuacji serwer pocztowy odbiorcy przesyła nam - nadawcom - informację o tym, czy przyczyna braku dostarczenia jest trwała (permanent error) czy tymczasowa (temporary error).

Tymczasową przyczyną może być np. przepełniona skrzynka. Jeśli wyślemy wiadomość w innym czasie, kiedy właściciel skrzynki zrobi na niej porządki – mail dotrze bez problemu. Inaczej ma się sprawa w przypadku błędów trwałych. Jeśli adres, na który wysyłamy maila nie istnieje, nie ma znaczenia czy zrobimy to teraz, czy kiedy indziej. Odpowiedź serwera zawsze będzie taka sama.

Wysyłanie maili na adresy trwale niedostępne nie jest najlepszym pomysłem. Nie chodzi tylko o niską efektywność kampanii i słabe statystyki – ciągłe wysyłanie maili na takie konta pocztowe może sprawić, że nasz adres zostanie uznany za nadawcę spamu. Dlatego właśnie w Komunikatorze – naszym module do zarządzania komunikacją mailową – mamy na to sposób.

Standardowa lista o nazwie zablokowane adresy – obecna dla każdego naszego klienta posiadającego produkt Komunikator – to odbiorcy, których adresy mailowe przy każdej wysyłce zwracają trwałe błędy. Jeśli jakiś adres znajdzie się na tej liście – aplikacja netPR.pl będzie ignorowała je przy wszystkich zaplanowanych i zaakceptowanych wysyłkach – nawet jeśli znajdują się one na wybranych przez Was listach adresatów. O tym, ile osób z wybranych adresatów znajduje się na liście aktualnie wybranych odbiorców, poinformuje Was odpowiednie okienko podsumowujące kampanię przy jej akceptacji.

Dzięki takiemu zabiegowi:

1. CZYLI Automatyzujemy część procesu utrzymania bazy danych w dobrym stanie.
2. Dbamy o to, aby Wasze adresy nie trafiły na czarną listę.
3. Dla Waszej wygody gromadzimy w jednym miejscu wszystkie adresy, które należy co jakiś czas sprawdzać i podjąć decyzję o ich usunięciu bądź „odblokowaniu”.

Jeśli macie powody, aby uznać że adres znalazł się na tej liście przez pomyłkę – pamiętajcie o możliwości ręcznego odblokowania adresu. Aby to zrobić, wystarczy wejść do produktu Komunikator, przejść do odpowiedniej zakładki (dla większości z Was będą to Dziennikarze), znaleźć tam odpowiedni adres i w oknie jego edycji kliknąć w przycisk Odblokuj znajdujący się tuż przy jego adresie e-mail.