Jeśli masz doświadczenie w pracy z klientem, to wiesz zapewne, że niektóre kwestie pojawiają się bardzo często. Dlatego zebraliśmy wszystkie pytania, które najczęściej do nas trafiały i przygotowaliśmy jedno miejsce, w którym znajdziecie na nie odpowiedzi :)
Jak sama nazwa wskazuje - są to najczęściej zadawane pytania. Na pewno nie znajdzie się tu miejsce, aby odpowiedzieć na wszystkie pytania. Jeśli jednak brakuje tu tematu, który interesuje Cię bezpośrednio - napisz do nas.
support@netpr.pl - w sprawach technicznych
sales@netpr.pl - w sprawach biznesowych
info@netpr.pl - we wszystkich innych
Pakietowa dystrybucja informacji to idealne rozwiązanie jeżeli komunikujesz bardzo okazjonalnie i nie planujesz poświęcić więcej uwagi zapewnieniu swojej obecności w mediach oraz internecie. Dzięki naszej usłudze zaoszczędzisz czas i wykorzystasz potencjał ciekawego wydarzenia w firmie, które być może zainteresuje media. Należy jednak wziąć pod uwagę to, że współczena komunikacja z mediami wymaga zbudowania relacji z dziennikarzem a w szumie informacyjnym internetu nawet ciekawe informacje mogą nie zostać zauważone.
Jeśli rozumiesz znaczenie komunikacji zewnętrznej firmy i planujesz komunikować regularnie, kreując pozytywny wizerunek firmy w mediach i nie tylko oraz chcesz zapewnić widoczność swojej firmy w internecie, osiągniesz swoje cele dzięki newsroomowi. To rozwiązanie umożliwi nie tylko zbudowanie indywidualnych relacji z mediami, pozwoli zwiekszyć zasięg dzieki opcjonalnym usługom infoWire.pl ale może stać się również efektywnym narzędziem komunikacji indywidualnej z Klientami oraz hubem treści content marketingowych firmy.
Newsroom/biuro prasowe to centrum komunikacji firmy z całym otoczeniem, a więc nie tylko mediami, ale i konsumentami czy liderami opinii. Jest miejscem łączącym w sobie przekaz formalny (informacje prasowe, artykuły content marketingowe, brand wideo) z nieformalnym (wpisy blogowe, komentarze, komunikacja w social media). Newsroom służy także do budowania relacji indywidualnych z własną bazą kontaktów. Takie holistyczne podejście pomaga w tworzeniu spójnego i transparentnego obrazu marki.
W skład hybrydowego newsroomu wchodzi:
Moduł "Biuro prasowe" umożliwia zarządzanie formalną komunikacją z otoczeniem - publikacją informacji prasowych, które pojawiają się w witrynie www newsroomu. W tym miejscu można również zadecydować o dystrybucji informacji w kanałach Social Media oraz dystrybucji infoWire.pl. Biuro prasowe generuje statystyki wyświetleń komunikatu oraz ilości pobrań załączników.
Moduł "Pliki" pozwala gromadzić niepubliczne (niewidoczne w mapie strony dla wyszukiwarek) pliki. Mogą być to techniczne materiały wykorzystywane w witrynie (na potrzeby bannerów, sliderów i innych elementów) a także pliki dodane przez użytkowników, np. na potrzeby wstawienia ich później do publikacji jako załączniki lub jako materiały znajdujące się pomiędzy akapitami tekstu publikacji.
Moduł "Kontakty" pozwala zarządzać bazami kontaktów, których administratorem jest firma korzystająca z oprogramownia.
Moduł "Komunikator" pozwala na komunikację z własną bazą kontaktów (dziennikarzami, współpracownikami, subskrybentami etc.). Jest to zintegrowana z newsroomem profesjonalna aplikacja do zbiorowego mailingu, tworzenia kampanii newsletterowych i serii automatycznych wysyłek. Komunikator generuje także wiarygodne, szczegółowe raporty doręczeń (także statystyki otwarcia maili oraz kliknięcia w linki w ich treści).
Sekcja "Monitoring" pozwala na dostęp do monitoringu mediów Newspoint, zintegrowanego z naszym systemem. Sekcja pozwala obserwować widoczność w serwisach i portale www oraz kanałach social media pod kątem skonfigurowanych profili.
Aktywna i pasywna integracja z social media pozwala na publikowanie w kanałach social media z poziomu sekcji "Biuro prasowe" (integracja aktywna) i zaciąganie wpisów z social media do witryny newsroomu z możliwością sterowania ich widocznością (integracja pasywna).
Integracja aktywna możliwa jest z Facebookiem i Twitterem.
Integracja pasywna możliwa jest z Facebookiem, Twitterem i Instagramem.
Instrukcja dostępna jest tutaj.
Newsroom/biuro prasowe może być przystosowany do publikacji własnych treści wideo. Nasza infrastruktura pozwala zamieszczać załaczniki wideo i konwertować je do popularnych formatów w różnej jakości. Posiadacze newsroomów w naszej technologii mogą korzystać obsługi redakcji infoWire.pl przy budowaniu strategii komunikacji wideo oraz samej produkcji i dystrybucji takich materiałów.
Uwaga! To czy Twój newsroom posiada hosting własnego wideo zależy od pakietu jaki wybrałeś.
Jest to dystrybucja informacji do mediów za pomocą naszych kanałów. Obejmuje ona:
Dystrybucja infoWire.pl to unikatowa, dostępna opcjonalnie funckjonalność dla newsroomów w naszej technologii. Stanowi wsparcie komunikacji, nie eliminując jednocześnie potrzeby komunikacji z własną bazą kontaktów.
Usługa pakietowej dystrybucji informacji prasowych do mediów polega na dostępie do "dystrybucji infoWire.pl" poprzez moduł "Dystrybucja" będący ograniczoną wersją sekcji "Biuro prasowe", dostępnej w usłudze newsroomu.
Informację prasową można publikować w sekcji "Biuro prasowe". Kompleksowa instrukcja znajduje się w samouczki wideo poniżej.
Z naszego doświadczenia wynika, że największy zasięg zyskują informacje udostępniane od wtorku do czwartku, w godzinach 8:00 - 13:00. Jeśli te ramy czasowe byłyby zbyt wąskie, rekomendujemy wysyłanie komunikatów pomiędzy poniedziałkiem a czwartkiem w godzinach 8:00 - 15:00.
Nie limitujemy ilości znaków w informacjach i artykułach - wiadomość powinna jedynie spełniać wymogi notatki prasowej. Trzeba jednak brać pod uwagę, że objętość treści powinna być racjonalna i uwzględniać również fak, że coraz częściej naszym punktem dostępu do internetu jest telefon.
Zachęcamy do zapoznania się z opracowanymi przez nas praktycznymi wskazówkami: Jak zwiększyć efektywność informacji prasowej.
Zawsze warto wyposażyć komunikat prasowy w interesujące załączniki w postaci zdjęć, infografik, obrazów, wideo etc. Wzbogacają one treści komunikatu, czyniąc go bardziej atrakcyjnym dla mediów. Szczególnie dotyczy to załączników filmowych. Dla przejrzystości i ułatwienia dystrybucji informacji warto dodawać też wszystkie multimedia jako załączniki do pobrania.
Edytor tekstu w systemie nie odczytuje w pełnym stopniu formatowania typowego dla programu Word lub alternatywnego. Rekomendujemy usunięcie znacznych odstępów między akapitami. Pomóc może również użycie przycisku "wyczyść formatowanie".
Klepsydra wyświetlająca się z prawej strony tytułu komunikatu prasowego oznacza, że jest on w kolejce notatek prasowych oczekujących na akceptację przez administratora systemu. Wiadomości dystrybuowane poprzez platformę weryfikowane są pod kątem zgodności z prawem - brak treści propagujących komunizm, faszyzm, nienawiść, rasizm, pornografię itp., informacji obraźliwych, naruszających prawa netPR.pl lub osób trzecich, naruszających zasady współżycia społecznego, informacji nieaktualnych, odbiegających od obowiązujących standardów informacji prasowych, kreujących negatywny wizerunek firmy lub osoby, których publikacja i dystrybucja będzie podważała wiarygodność i wizerunek serwisu infoWire.pl.
Informacja nie spełniła jednego z Warunków Ogólnych/Regulaminu Korzystania z Oprogramowania i Usług. Prawdopodobnie wiadomość, która została odrzucona, nie spełnia obowiązujących wymogów stawianych informacji prasowej (np. jest zbyt krótka, ma charakter zaproszenia), jest nieaktualna lub dokładnie powtarza treść komunikatu prasowego opublikowanego już wcześniej na łamach platformy netPR.pl.
Tak, umożliwiamy załączanie i dystrybucję dowolnych załączników w ramach dostępnej przestrzeni, także plików wideo (warto ustawić je jako zajawkę komunikatu). Wzbogacają treść komunikatu, czyniąc go bardziej atrakcyjnym dla mediów. Film można swobodnie podpiąć pod informację prasową w formie załącznika. Kiedy film jest zbyt ciężki, rekomendujemy, by umieścić multimedia w Youtube/Vimeo, jeżeli posiadasz swój kanał, i link do filmu dodać w treści informacji prasowej. Wówczas "waga" pliku nie będzie miała już znaczenia. Oprócz tego pod linkiem dobrze jest wstawić "telewizor" z materiałem wideo poprzez kliknięcie jednej z ikon zaznaczonych poniżej i wybranie filmu z kanału:
Niektóre media nie mają w zwyczaju udostępniać załączników, inne zaś "wycinają" wideo, które jest w treści komunikatu, dlatego dobrze jest podpiąć swój materiał na oba sposoby. Z pewnością content wideo znacznie podnosi wartość informacji z punktu widzenia mediów, tego typu treści udostępniane i powielane są bardzo chętnie. Gorąco namawiamy więc do komunikowania właśnie w ten sposób. Skuteczność takich dystrybucji jest wtedy bardzo wysoka, w szczególności gdy chodzi o najbardziej popularne portale jak Onet.pl lub Grupa Interia.
Dodatkowo infoWire.pl dysponuje własną redakcją wideo i tworzy dla potrzeb mediów content wideo. Wszystkie materiały są udostępniane mediom bezpłatnie z licencją obejmującą prawa zależne - dotyczy to również materiałów filmowych w tym setek dostarczanych w standardzie telewizyjnym. Dla Klientów korzystających z naszych biur prasowych przygotowaliśmy bardzo atrakcyjną cenowo ofertę produkcji i dystrybucji wideo.
Załączniki umieszczone poniżej wiadomości tworzyć mogą pliki dowolnego formatu (dokumenty, grafiki, wideo, pliki dźwiękowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje etc.) dostępne do pobrania dla użytkowników internetu. Zajawka graficzna (czyli teaser) natomiast widoczna jest jako obraz na początku wiadomości (także przy skróconej wersji notatki prasowej).
Zazwyczaj jest to kwestia zapisów w pamięci podręcznej. Aby wprowadzone w systemie zmiany były widoczne na stronie, zazwyczaj konieczne jest odczekanie kilku minut.
"Materiały dla mediów" i "Biblioteka plików" to dwie zakładki w "Biurze prasowym" pozwalające zarządzać multimediami. Kompleksowa instrukcja znajduje się w samouczku wideo poniżej.
Kampanię newsletterową można tworzyć w sekcji "Komunikator". Kompleksowa instrukcja znajduje się w samouczku wideo poniżej.
Kompleksowa instrukcja podstawowej edycji kampanii znajduje się w samouczku wideo poniżej.
Kompleksowa instrukcja zaawansowanej edycji kampanii znajduje się w samouczku wideo poniżej.
Aby nie obciążać skrzynek naszych adresatów zbyt dużą ilością plików załączanych do maili, rekomendujemy zamiast tego linkowanie w treści wiadomości do materiałów znajdujących się w Państwa newsroomie.
Przygotowując kampanię mailingową warto skorzystać z wyboru bloków z dowolną zawartością (jak powyżej np. wideo lub grafiki pochodzące z zasobów biura prasowego), które przeciągając i upuszczając, jesteśmy w stanie zaprojektować newsletter o nieznacznej wadze.
Odbiorcy naszej korespondencji tym sposobem nie otrzymują plików załączonych do maila, lecz miniatury w treści wiadomości, które dopiero linkują do właściwych materiałów. Adresat może je więc obejrzeć online i samodzielnie zadecydować o pobraniu. Takie działanie minimalizuje także prawdopodobieństwo trafienia maili do SPAM-u.
Indywidualne powitanie nie jest widoczne na ogólnym podglądzie newslettera. Aby zobaczyć podgląd newslettera z indywidualnie skonfigurowanym zwrotem grzecznościowym, należy po wybraniu listy odbiorców kampanii, wyświetlić konkretną osobę, dla której podgląd wiadomości chcielibyśmy sprawdzić (jak na zrzucie ekranu poniżej).
Do przesyłania poczty elektronicznej w Internecie wykorzystywany jest protokół SMTP, zazwyczaj komunikacja przebiega prawidłowo i adresat otrzymuje swoją przesyłkę, jeżeli jednak coś pójdzie nie tak można rozpoznać przyczynę niepowodzenia (np. limit miejsca w skrzynce danego odbiorcy został wyczerpany lub konto zostało zablokowane lub usunięte). Przyczyn może być wiele, dlatego też twórcy protokołu SMTP starali się pogrupować przyczyny i przydzielić tym grupom odpowiednie kody.
Każdy kod składa się z trzech liczb. X.Y.Z
X - możliwe wartości to:
Y - powód, liczba określająca klasę błędu (np. 1 - problem w adresie)
Z - szczegóły, liczba określająca szczegóły błędu (np. 1 - zły adres odbiorcy, 7 - zły adres nadawcy)
Statusów jest wiele i ciągle definiowane są nowe. Większość z nich została zestandaryzowana w dokumencie RFC 3463.
Akcje można skonfigurować w odpowiedniej zakładce w sekcji "Biuro prasowe". Kompleksowa instrukcja znajduje się w samouczku wideo poniżej.
Globalną firmową stopkę można ustawić po przejściu do ustawień firmy. Kompleksowa instrukcja znajduje się w samouczku wideo poniżej.
Zapomniane hasło najszybciej odzyskać można poprzez kliknięcie w link występujący poniżej okna logowania.
Administratorzy posiadają pełne kompetencje w zakresie zarządzania narzędziami. Mają oni prawo sterowania i regulowania poziomu uprawnień poszczególnych użytkowników do korzystania z Biura prasowego, Komunikatora, etc.
Więcej o użytkownikach i uprawieniach tutaj.
Należy skontaktować się z osobą będącą Administratorem Państwa systemu w celu uzgodnienia zakresu uprawnień dla poszczególnych użytkowników. Tylko Administratorzy mają możliwość konfiguracji wspomnianych uprawnień.
W zawieranej umowie określony został limit maksymalnej przestrzeni plików. Po jego wyczerpaniu dodawanie kolejnych plików staje się niemożliwe. Aktualny stopień wykorzystania tej przestrzeni sprawdzić można w każdej chwili po zalogowaniu do systemu w miejscu ustawień firmy po kliknięciu w klucz francuski w prawym górnym rogu strony i następie wyborze firmy:
Warto zweryfikować aktualność plików, które znajdują się w naszym biurze prasowym, w szczególności grafik, mediatek i plików multimedialnych o dużej objętości. Jeśli niektóre z plików w naszych zasobach możemy uznać za niepotrzebne i nie planujemy korzystać z nich w przyszłości, usunięcie ich stwarza szansę na powiększenie dostępnych zasobów przestrzeni wirtualnej. Jeżeli w zasobach znajdują się pliki wideo w wysokiej jakości, konwersja ich do faktycznie użytkowanych formatów o mniejszej objętości oraz usunięcie niepotrzebnych ciężkich formatów także mogą wpłynąć na zwiększenie wolnej przestrzeni.
Z pewnością warto zastanowić się, czy dystrybuując informacje do mediów konieczne jest umieszczanie przy treści komunikatu pełnej nazwy firmy (wraz z jej formą prawną). Tego rodzaju zabiegi często odebrane mogą zostać za mniej wiarygodne jako informacje silnie sponsorowane. Dane do faktury nie muszą być ponadto w żaden sposób powiązane z danymi firmy/instytucji, której komunikat dotyczy. Zmiana możliwa jest w tym miejscu:
Użytkownicy newsroomów nazwę firmy zmienić mogą poprzez zgłoszenie mailowe na adres support@netpr.pl.
Nie udzielamy takiej gwarancji, ponieważ oferujemy usługi dystrybucji informacji prasowych, nie zaś publikację reklamowych treści sponsorowanych. Platforma udostępnia narzędzie dystrybucji informacji - tzw. kanały dotarcia do mediów. Popularność poszczególnych komunikatów prasowych w mediach w dużym stopniu zależy natomiast od jakości samej wiadomości. Jeżeli wiadomość spełniała będzie podstawowe wymogi stawiane informacji prasowej, przekazywać będzie interesujące treści, możemy liczyć na udostępnienie w co najmniej kilku popularnych polskich serwisach. Wydawcy mediów podejmują samodzielną decyzję, który z komunikatów jest z ich punktu widzenia warty opublikowania. Zachęcamy do stosowania praktycznych wskazówek z opracowanego przez nas know-how: jak napisać dobry komunikat dla mediów oraz jak zwiększyć efektywność informacji prasowej.
Obecna polityka Google silnie walczy z tzw. duplicated content - w związku z tym treści, które udaje im się rozpoznać jako powielone, nie ukazują się niejednokrotnie przy wyszukiwaniu mimo, iż wyświetlają się one w określonych współpracujących z nami portalach. Ponadto coraz rzadziej media decydują się na wykorzystanie pełnej treści komunikatów i na ich bazie tworzą teksty, dla których informacja prasowa jest inspiracją - nasze warunki licencji pozwalają na wykorzystanie komunikatów do tworzenia takich opracowań. Taka treść jest bardziej wartościowa nie tylko z punktu widzenia polityki Google, ale pozwala na lepsze dopasowanie treści do grona odbiorców danego medium.